Organizatorzy konferencji powtarzają sobie pytania. Od czego może zależeć sukces konferencji czy też szkolenia. Czy zależy od tematu, prestiżu osoby organizującej, czy także od zaproszonych gości. Jedno jest pewnością na udaną konferencje składa się mnóstwo elementów, wszelkie one są ze sobą dokładnie połączone i tworzą razem jedną całość. Musimy więc mieć pewność, jak ważny bywa każdy z nich, gdyż bezpośrednio wpływa to na powodzenie pełnego przedsięwzięcia. Duża konferencja to skomplikowana logistyczna operacja, to też obecnie organizacją dużych konferencji często zajmują się firmy, które organizują konferencje. Aby utworzyć spore spotkanie wcześniej należy zebrać informacje które dotyczą liczby ludzi, zasięgu imprezy. W przypadku spotkania ogólnopolskiego ważne może być miejsce spotkania może to zostać przykładowo Warszawa, czy Polska centralna. W sytuacji konferencji o węższym zasięgu przykładowo wojewódzkim wybierzemy salę konferencją w największym mieście, Tak aby każdy z uczestników nie miał daleko na spotkanie.