Organizatorzy konferencji zadają sobie pytania. Od czego może zależeć sukces konferencji czy też szkolenia. Czy zależy od tematu, prestiżu osoby organizującej, czy także od zaproszonych gości. Jedno jest pewne na udaną konferencje składa się mnóstwo czynników, wszelkie one bywają ze sobą dokładnie połączone oraz wytwarzają razem jedną całość. Mamy możliwość więc mieć pewność, jak ważny jest niejeden z nich, ponieważ bezpośrednio wpływa to na sukces pełnego przedsięwzięcia. Duża konferencja to skomplikowana logistyczna operacja, to też dziś organizacją dużych konferencji najczęściej trudnią się firmy, jakie organizują konferencje. Żeby utworzyć duże spotkanie wcześniej należy zebrać wiadomości które dotyczą ilości ludzi, wielkości imprezy. W sytuacji spotkania ogólnopolskiego ważne będzie miejsce spotkania może to być przykładowo Warszawa, czy Polska centralna. W przypadku konferencji o węższym zasięgu na przykład wojewódzkim wybierzemy salę konferencją w największym mieście, Tak aby każdy z uczestników nie musiał mieć daleko na konferencję.